这4个重要步骤将组织和保护您最宝贵的文件

世界已经数字化了——也就是说，除了一些重要的文件仍然以传统的方式存在:税务文件、医疗记录、出生证明、结婚证和其他一些必要的文件。但自文件柜就像通讯录一样已经灭绝了，你到底该如何存储、组织和保护所有这些东西呢?在这里，组织专家提供了一些技巧来简化和保护这些必要的文件。

“所有非常重要的原始文件都应该存储在一起，”Mary Cornetta说，她是Sort and Sweet公司“有些人选择把出生证或结婚证之类的东西放在银行的保险箱里。其他人则选择把它们储存在家里。”如果你选择后者，科内塔建议买一个小型防火防水保险箱，比如这．她说:“尽管想起来并不好玩，但这个想法是，你可以迅速抓起保险箱，在紧急情况下离开。”“如果你觉得没有必要把它们放在保险箱里，那就买一个防火防水的拉链袋。”

任何原始文件，如出生证明、护照、契约/头衔、结婚证书和离婚法令，都应该存放在防火保险箱里。这些东西要么是不可替代的，要么是难以替代的。你也可以把你的财产(尤其是贵重的东西，比如艺术品和珠宝)和/或它们的真伪证书存起来，以备保险之用。

对于你保存的原始文件，科内塔建议用一个这样的小文件盒这个来自塔吉特或这是集装箱商店的．她说:“我们喜欢它们的中性，可以与家居装饰融为一体，非常适合生活和工作空间。”如果你需要更多的空间，可以考虑像这样的柳条文件凳这个来自亚马逊．可以存储在文件盒中的东西应该能够被复制。比如医疗记录纳税申报表科内塔解释说，银行对账单和保险文件很可能可以在网上复制，所以没有必要把它们放在保险箱里。

或者，你可以买一个带有保护膜的活页夹来处理额外的文书工作，凯瑟琳·凯利建议，的创始人Sistamatic组织．凯利说:“不要用一个笨重的文件柜，而是用一个活页夹来记录病历、税务收据和租赁/抵押文件等文件。”“只需将纸张滑动到透明的保护膜中，并添加分隔符以保持类别分开。如果空间允许，为大的类别创建单独的活页夹。”

提醒:无论你决定把文件存储在哪里，关键是要把它们存储在干燥和温控的环境中。科内塔说:“不要去地下室、阁楼、车库，或者任何潮湿、潮湿甚至有害虫的地方。”

但是，仅仅因为你的许多文件是在纸上的，并不意味着它们必须保持这种状态。你可能没有必要保留那些你已经在抽屉里存放了很多年的文件。网站创始人皮娅•汤普森(Pia Thompson)表示:“要了解重要的文件应该保存多长时间，以什么格式保存。甜蜜的挖掘．“我们都想要少用纸，不是吗?”没有必要保留不必要的东西。例如，了解税务申报文件的保留要求，然后至少每年重新查看一次，并丢弃不再需要保留的文件。”

对于任何你不想要或不应该扔掉的纸质文件，比如医疗记录，你可能会考虑数字化是否是一种选择。科内塔说:“值得庆幸的是，现在许多血液检查、核磁共振成像、CT和其他测试结果都是通过一个安全的门户网站发布的，你可以通过应用程序或电子邮件访问它们。”“如果你喜欢数字化的想法，你可以把(任何纸质记录)扫描到一个有密码保护的云系统，然后把原件撕碎。”

同样的想法也适用于一些财务文件。凯利说:“如果你对越来越多的‘待归档’账单感到不知所措，那就把问题扼杀在萌芽状态，尽可能地使用无纸化账单。”“只要确保定期在网上查看你的账户，以确保你不会被多收费。”

Cornetta建议:“一旦文件被整理好，我们建议在安全的地方保存一个日志，记录集装箱里有什么文件，在哪里可以找到。”这可以是一张简单的纸，也可以是保存在电脑上的文件夹。

你甚至可以扫描整个设备。汤普森说:“保留一份名称清晰、有密码保护的电子版和纸质版。”“这样，如果你需要在外出时访问重要的文件，你可以很容易地做到这一点。”

最后，你会想要确保你爱的人知道如何在紧急情况下找到你的重要文件。汤普森说:“制定一个组织良好的计划是很了不起的，但如果你是唯一知道计划的人，那么计划最终可能不会按预期的方式进行。”“向你信任的人吐露心声，这样无论你是否参与，事情都能顺利进行。”